Суточные при командировочных поездках размер и правила начисления

В этой статье мы постарались раскрыть тему: "Суточные при командировочных поездках размер и правила начисления". Здесь собрана и структурирована вся информация о теме, что позволяет найти полный ответ на ваш вопрос. Но, если все же остались вопросы, то вы всегда можете их задать нашему дежурному юристу.

Командировка на один день: как оплачивается

Закон (ст. 166 ТК РФ) не ограничивает продолжительность служебной командировки ни минимальным, ни максимальным сроками. Это означает, что срок командировки определяется исключительно работодателем с учетом характера служебного поручения работнику. Следовательно, однодневное командирование работника не противоречит закону.

Однодневная командировка. Что это за поездка?

Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение об особенностях).

При этом целесообразность ежедневного возвращения определяется работодателем исходя из следующих факторов:

  • насколько велико расстояние от рабочего места до места командировки;
  • достаточно ли развито и доступно транспортное сообщение между этими местами;
  • позволяет ли служебное поручение командированного работника выполнить его быстро и качественно за короткое время;
  • сможет ли работник полноценно отдохнуть после выполнения служебного поручения и возвращения домой, чтобы на следующий день выйти на работу и трудиться.

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения, ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

Тем не менее работодатель имеет возможность выплатить командированным на один день аналог суточных расходов.

Если в локальном положении организации о командировках (или соответствующем приказе) установить возможность выплаты компенсации взамен суточных при командировках на один день, то работники не будут обижены. Только следует избегать слова «суточные» в названии этой выплаты.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.

Что входит в суточные: пояснения по всем вопросам

Лицо, направленное выполнять задание по командировке, обеспечивается денежной суммой на различные расходы. Этот вид денежных выплат имеет особенность: фактически он нигде не документируется. Из-за этого возникают нюансы, которые требуют разъяснения. В рамках этой статьи предоставлена подробная информация, касающаяся регулирования выплаты и размера начисления суточных. Информация актуальна на 2017 год.

Что входит в понятие суточные и зачем они нужны

Суточные – деньги, выдаваемые сотруднику организацией, сумма которых начисляется из расчета предполагаемых расходов за сутки. Суточные являются частью командировочных расходов. Трактовка термина дана и закреплена в Верховном суде.

Работодатель обеспечивает финансирование дополнительных расходов, в которых будет нуждаться сотрудник, отбывший в служебную поездку. Сотрудники получают суточные на каждую командировку, это регулируется законодательством. Проще говоря, это карманные деньги, которые выдаются сотрудникам их работодателем на время выполнения командировочного задания.

Эти дополнительные расходы включают:

  • покупку билетов для общественного транспорта
  • деньги на покупку продовольствия
  • иные личные потребности работника

Разновидности суточных

Суточные будут получены сотрудником перед предстоящим направлением в командировочную поездку. Трудовой Кодекс обязывает работодателя делать выплаты суточных.

  • при отправке своих сотрудников в местную или заграничную командировку
  • при постоянной работе в дороге, при постоянных полевых выездах, снаряжении в экспедицию или геологическую разведку
  • при нахождении сотрудника на занятиях для повышения квалификации

Порядок расчета и выплаты суточных

Точный размер суточных не отображен в Трудовом Кодексе и начисляется всякий раз в индивидуальном порядке. Размеры суточных меняются в каждой командировке. Все расходы работника, который едет в командировку, оговариваются заранее.

Закон не предусматривает лимит на установление максимального размера выплат суточных.

  • В России максимальный размер суточных, с которого налог взыскан не будет, равняется 700 рублям.
  • При заграничных командировках – 2500 рублей.
Читайте так же:  Выставка новых планировок квартир в шоу-руме на вднх в москве

Размер суточных будет зависеть от расчета иных предполагаемых затрат во время командировки. Пока сотрудник еще не поехал в командировку, подсчитывается количество суток, которое займет выполнение командировочного задания. Началом командировки будет считаться отбытие с места работы. Время, затраченное на путь до вокзала, аэропорта, автовокзала, входит в командировочное.

Суточные и бухгалтерия

Срок любой командировки будет подтверждаться документами проездного характера, которые предъявляются бухгалтерам, когда сотрудник закончит поездку и вернется на постоянное место работы. Кроме этого, работник предоставляет отчет по авансу. Суточные сотрудник не получит до того, как работодатель составит распоряжение о поездке сотрудника в командировочную поездку.

С 2015-го года для подтверждения делового предназначения будущей командировки более не нужен прежний пакет документов. Теперь выплаты суточных декларируются согласно внутреннему порядку компании и прописываются только в приказе о направлении сотрудника в командировочную поездку.

Учет всех расходов, произведенных из выданных сотрудникам суточных, фиксируется в авансовом отчете, который заполняется сотрудником, приехавшим из командировки. Перед поездкой сотрудник заполняет заявление, в котором запрашивает получение финансов на личные нужды. После заполнения заявление подается в бухгалтерию. Заявление должно иметь на себе подпись главного бухгалтера, начальника организации и самого командируемого сотрудника.

Суточные при заграничных поездках

Валюта, в которой выдаются суточные для иностранного командировочного задания, определяется самим работодателем. Суточные, полученные в валюте, переводятся в рублевый эквивалент курса ЦБ (по последнему дню месяца), в котором утверждается авансовый отчет.

[3]

Вернувшись, сотрудник (не позднее десяти дней после прибытия) должен предъявить авансовый отчет. В отчете должны быть отмечены следующие положения:

  • все документы, которые фиксируют трату выданных денег (чеки, расписки и т.п.)
  • отчет, в котором подробно описаны все действия, связанные с выполнением командировочного задания
  • отсканированная страница загранпаспорта с таможенными отметками

Суточные выдаются сотруднику в виде аванса, который вычисляется по командировочной смете. Размер суточных, которые выдает коммерческая организация, определяется ей самой, но ниже законодательно установленного минимума он в любом случае не будет.

Суточные начисляются по заграничным нормам сразу после отбытия из России. Эта формальность действует и в обратную сторону. День изменения суммы денег, которую дают в качестве суточных, определяется по штампу в паспорте на границе.

Неизрасходованные денежные средства должны быть возвращены в кассу предприятия.

Суточные при однодневных командировках

Выдача суточных для поездок на сутки и менее до сих пор окончательно не урегулирована. Работодатель может выдавать сотрудникам деньги при однодневных командировках, если это подтверждено и закреплено коллективным договором. Тогда суточные будут считаться иными расходами, делать которые позволил сам работодатель.

Если сотрудник, пребывая в однодневной командировке, каждый день имеет возможность приехать на место проживания, работодатель имеет законные основание суточные не платить. Этот нюанс регулируется Положением номер 749. Но если сотрудник и работодатель договорятся, суточные могут быть выплачены в меньшем размере или вовсе заменены единоразовой надбавкой к зарплате.

Работодатель может посчитать сумму выплаты суточных незначительной и задним числом включить их в состав других командировочных расходов. В случае спорной ситуации работодатель может мотивировать невыплату суточных при командировочных поездках менее суток тем, что сотрудник не нуждается в оплате жилища.

При однодневных командировках или рабочих поездках в другую страну суточные сотрудник получит в размере 50% от размера, отраженных во внутренних нормативах организации. Выплата производится в валюте той страны, куда направлен сотрудник.

Суточные для однодневных поездок все еще вызывают спорные ситуации. Работодатель нередко старается удержать суточные и лишить их сотрудников, по-разному это мотивируя. Знание сотрудниками соответствующих глав Трудового Кодекса поможет им в решении этой задачи в свою пользу.

Суточные в выходные и нерабочие дни

Суточные начисляются и за выходные дни, попавшие на срок командировки. Сотрудник их получит в любом случае, даже если он в командировочный выходной не работает. Хотя такие выплаты и регулируются трудовым законодательством размер и сроки начисления могут регулироваться внутри предприятия, согласуясь с ее внутренним нормативным распорядком.

Работа в выходные

Оплате полежит не только работа и отдых во время выходных, проведенных в командировке. Сотрудник получает льготы при отбытии в командировку по выходным и в том числе нерабочим дням:

  • выплаты суточных производятся по двойному размеру
  • за каждый выходной или нерабочий день, проведенный без начисления суточных, сотрудник заслуживает внеочередной оплачиваемый работодателем выходной

Суточные на выходные тоже могут спровоцировать конфликтную ситуацию с начальством. Но здесь ситуация разрешается проще, потому что закон будет на стороне работника. Исключением может стать выплата суточных в нерабочие дни, назначенные внутренним регламентом компании. Это может быть выходной день по поводу праздника у одного из сотрудников, главы компании, юбилея основания компании и иных схожих случаев. Если выдача суточных в такие дни не согласована нормативными актами компании, то ситуацию поможет решить арбитражный суд.

Суточные и налогообложение

С суточных, сумма которых превышает недекларируемую сумму в 700 и 2500 рублей (за местные и заграничные поездки соответственно), уплачиваются выплаты НДФЛ. Суточные нельзя считать доходом сотрудника. По этой причине суточные нельзя назвать доходом, облагаемым налогом по НДФЛ. Выплаты по суточным, превышающим беспошлинные нормы, будут учтены, когда будет определена налоговая база.

Налогом в пределах законодательных норм также не облагаются выплаты, выданные вместо суточных. Например, при однодневной единоразовой командировке работодатель вместо суточных может выплатить сотрудникам денежное вознаграждение.

При составлении налоговой базы нужно помнить, что суточные, выплаченные сотрудникам для любых нужд, являются подотчетной суммой. До окончательного утверждения начальником авансового отчета суточные не являются расходами работодателя. Соответственно, до подписания отчета, уплата налога при сверхнормативных суточных осуществлена быть не может.

Выплаты по НДФЛ со сверхурочных суточных не могут быть взысканы с сотрудника. Все неизрасходованные деньги отдаются назад, в кассу выдавшей их организации.

Многие организации, посылая своих работников в иностранную командировку, дают вместо суточных иные денежные компенсации. При этом НДФЛ удерживается полностью со всей суммы, не только в нормативных нормах. Это рискованный для работодателя подход и рекомендуется прибегать к нему как можно реже. При налоговой проверке это будет отмечено как нарушение, выпишут штраф. Дело в том, что в Постановлении правительства за номером 749 прямо указывается, что нужно выдавать сотруднику именно суточные.

Читайте так же:  Льготы для пенсионеров — какие положены и как их получить

Заполнение авансового отчета

При заполнении авансового отчета от сотрудника потребуется наличие при себе документов, которые подтверждают трату суточных. Авансовый отчет это заполненная форма № АО-1.

Порядок заполнения авансового отчета:

  • Первый пункт авансового отчета – название организации
  • Дата и номер отчета
  • Должность, в которой состоит командируемый сотрудник и подразделение работы
  • Означается причина составления отчета (служебная командировка)
  • В отчет заносятся все фактические затраты, совершенные в поездке
  • На листе номер 2 перечислены все расходные документы, на которых зафиксирована каждая трата выданных денег
  • Затем отчет согласовывается в бухгалтерии, где прописываются номера дебет — кредита
  • Готовый авансовый отчет подается руководителю, он утверждает и подписывает

Отмена суточных в России

Разговоры о том, что суточные, наконец, будут полностью отменены и при командировках в России их платить перестанут, ведутся уже давно. Но постановление Минфина под номером 749, похоже, ставит жирную точку в этой истории. Суточные остаются только для заграничных поездок. Бюджетные организации смогут сократить траты и сэкономить, ведь раньше им приходилось платить суточные всегда и всем.

Отношение работников и начальства к этой новости неоднозначное. С одной стороны, суточные и так могли быть заменены иными денежными компенсациями, и сотрудник не оставался без денег совсем. С другой, в фирмах, где в нормативных актах этот момент вполне четко прописан, сотрудник окончательно лишается своих суточных. Переписывание нормативных актов под новое постановление займет время и потребует затрат.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Расчет суточных при командировках в 2016 году

При направлении работника в служебную командировку каждый работодатель обязан выплачивать такому работнику суточные. Как выполнить расчет суточных при командировках в 2016 году без ошибок и с учетом последних нововведений, вы узнаете из настоящей статьи.

Понятие суточных

Под суточными в трудовом законодательстве РФ понимается такой вид командировочных расходов работника, которые он несет во время служебной командировки в связи с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ). По своей правовой природе выплачиваемые работодателем суточные служат компенсацией работнику тех дополнительных затрат, которые неизбежно возникают у работника, поскольку он находится вне своего постоянного места жительства. Для того, чтобы понять, как считаются суточные в командировке, необходимо изучить нормы, предусмотренные Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).

За какой период начисляются и выплачиваются суточные в 2016 году?

За каждый день, когда работник по заданию руководства был в командировке, сотруднику начисляются и выплачиваются суточные (абз. 3 п. 11 Положения). При этом в оплачиваемый период входят не только те дни, в течение которых работник выполнял задание руководителя, но и иные периоды, предусмотренные законодательством. К числу дней, за которые выплачиваются суточные, относятся:

  • дни, затраченные работником для проезда к месту командировки (включая время, когда работник по обстоятельствам, от него не зависящим, был вынужден произвести остановку в пути);
  • выходные и нерабочие праздничные дни;
  • период нетрудоспособности сотрудника, наступившей в период служебной командировки, если работник по состоянию своего здоровья не мог вернуться из места командировки к месту своего жительства (п. 25 Положения).

Суточные не подлежат оплате также и в тех случаях, когда работник, исходя из имеющихся транспортных условий и характера порученной ему в командировке работы, может возвращаться к месту своего жительства каждый день (п. 11 Положения). Необходимо отметить, что, по мнению Минтруда России (письмо от 28.11.2013 N 14-2-242 ), выплата суточных при однодневных командировках будет считаться нарушением трудового законодательства РФ, даже если работодатель предусмотрел выплату суточных в этих случаях в локальном нормативном акте.

Каков размер суточных при командировках в 2016 году?

Ответ на вопрос о том, как считать суточные в командировке, будет неполным, если не рассмотреть вопрос о том, в каком размере подлежат оплате суточные работодателем.

Размер суточных устанавливается работодателем в порядке, определенном трудовым законодательством. При этом в зависимости от того, за счет каких средств (из какого источника) финансируется организация-работодатель, порядок установления величины суточных регулируется по-разному:

  • Федеральные органы государственной власти, внебюджетные фонды РФ федеральные государственные учреждения.

Суточные для работников данных учреждений и организаций при командировках по территории нашей страны и за рубежом устанавливаются Правительством РФ (ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ). Пунктом 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 размер суточных определен в размере сто рублей за каждый день командировки. Суточные сверх вышеуказанного размера могут выплачиваться данными организациями и учреждениями за счет имеющейся у них экономии средств федерального бюджета (п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). Расчет суточных при командировке за границу вышеуказанных работников производится на основании конкретного размера суточных, установленных постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812, в зависимости от того, в какую страну направляется работник.

[2]

  • Органы государственной власти субъектов РФ, территориальные фонды обязательного медицинского страхования, региональные государственные учреждения, органы местного самоуправления, муниципальные учреждения.

В отношении работников данных учреждений и организаций расчет суточных при командировке внутри России и за рубежом производится исходя из величины, установленной нормативными правовыми актами органов власти субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ч. 3 ст. 168 Трудового кодекса РФ).

  • Внебюджетные организации и индивидуальные предприниматели.
Читайте так же:  Приватизация квартиры через мфц какие необходимы документы

Размер суточных, подлежащих выплате работникам, занятым у данных работодателей, определяется в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ч. 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ). Обратите внимание, что действующее законодательство о труде не устанавливает максимальный размер суточных, подлежащих выплате сотрудникам внебюджетных организаций и индивидуальных предпринимателей. В данном случае все зависит от финансовых возможностей каждого отдельного работодателя.

Важным при установлении размера суточных является то, что налоговое законодательство РФ устанавливает предельные размеры суточных, не облагаемых налогом на доходы физических лиц. Указанный предельный размер суточных составляет не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по территории нашей страны и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за рубежом (абз. 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Как рассчитать командировочные расходы (в части суточных) при служебных командировках за границу?

Трудовое законодательство РФ устанавливает определенные особенности оплаты суточных при направлении работника в служебную командировку за границу.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

В случае, когда сотрудник по заданию руководства командируется в организацию, находящуюся за рубежом, время в пути оплачивается следующим образом: за время проезда по территории России оплата суточных производится в том же размере, что и суточные при командировках по территории РФ (абз. «а» п. 17 Положения), а за время проезда вне России — в размере, установленном для оплаты суточных при загранкомандировках (абз. «б» п. 17 Положения).

День пересечения государственной границы РФ оплачивается по-разному в зависимости от того, выезжает ли командированный сотрудник с территории РФ или, наоборот, возвращается в Россию из командировки. Суточные за день въезда сотрудника в РФ оплачиваются в рублях РФ, а суточные за день выезда из РФ — в иностранной валюте (п. 18 Положения). Дата въезда/выезда работника с территории РФ устанавливается по отметкам пограничных органов в паспорте. Для того, чтобы определить, как рассчитать суточные в командировке в страны ближнего зарубежья (СНГ), на границе с которыми пограничные службы не делают отметки о пересечении границы, необходимо исходить из правила, указанного в п. 19 Положения, согласно которому дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным билетам.

В отличие от запрета на оплату суточных при однодневных командировках по территории нашей страны при загранкомандировках суточные подлежат оплате, но в размере, ограниченном действующим законодательством. В частности, если сотрудник, направленный в служебную командировку за рубеж, возвращается в этот же день на территорию РФ, то суточные оплачиваются работодателем в размере 50% от размера суточных, установленных при командировках за рубеж (п. 20 Положения).

Основные нормативы по начислению суточных: суммы для РФ и для иных государств

Командировочные выезды сотрудников, полностью регулируется современным ТК РФ. Это касается не только времени пребывания в отъезде и особенностей работ, но оплаты. В статье 168 ТК четко прописаны условия и правила возмещения командировочных расходов.

Я третий год работаю сотрудником кадровой службы в одной из крупных компаний столицы. Мы довольно часто отправляем специалистов в деловые служебные зарубежные поездки. Соответственно начисление суточных за границу и по РФ является одной из основных статей нашей отчетности. В этой информационной заметке я представлю ответы на следующие вопросы:

  • Какие на данный момент существуют виды суточных командировочных трат;
  • Как рассчитываются начисляемые суточные;
  • Официальное подтверждение трат.

Основные виды расходов в командировках

В 2019 году стандартные командировочные траты, понесенные сотрудником, можно распределить на следующие категории:

  1. Суточные – денежные траты на удовлетворение личных ежедневных нужд – поиск подходящего жилого помещения, питание.
  2. Аренда места проживания – бронирование отеля.
  3. Проездные – использование общественного городского транспорта и оформление соответствующих проездных документов.
  4. Иные траты на каждый день в поездке – интернет, стандартная мобильная связь, операции по обмену валюты и так далее.

Все перечисленные выше командировочные траты обязательно фиксируются в официальном коллективном соглашении или в специальном локальном акте компании. Обычно в такие траты включены все перечисленные выше ежедневные траты. Исключением являются такие статьи расходов, как:

  • Обеды и ужины в кафе и ресторанах;
  • Оплата посещения бассейнов и фитнес-центров, работающих при гостинице, которую выбрал командированный;
  • Услуги сторонних фирм в период служебной поездки.

Все прописанные в коллективном локальном соглашении или в специальном нормативном акте предприятия виды допустимых командировочных трат, кроме суточных, обязаны иметь специальное подтверждение. Предоставляет его работник по приезду на основное рабочее место.

Сумма положенных суточных

Работодатель перечисляет положенные суточные сотруднику в следующих случаях:

  1. Служебная поездка, где руководитель самостоятельно устанавливает суммы положенной выплаты по суточным. Она вносится в официальный коллективный договор.
  2. Деятельность, напрямую связанная с долговременными выездами. Речь идет о постоянных экспедициях или периодическом проведении работ в особых полевых условиях.

Общая официальная сумма суточных в таком случае фиксируется не только в стандартном нормативном акте, но также в официальном трудовом соглашении.

Вообще, суточные, как сумма командировочных начислений, является определенной компенсацией понесенных при осуществлении служебной поездке трат. Суммы стандартной компенсации состоит из таких расходов, как:

  • Оплата дороги в город или страну предстоящей работы сотрудника;
  • Приобретение билетов на обратную дорогу;
  • Аренда предварительно выбранного жилья или гостиничного номера;
  • Оформление необходимых бумаг и справок;
  • Выплата небольшой суммы карманных трат сотруднику на интернет и мобильную связь.

Минимальная сумма суточных установлена современным законодательством. По России она составляет 700 р, по городам иных стран 2500 р. Максимальная сумма устанавливается руководителем. Верхний лимит не ограничен, главное вписать сумму в нормативные акты.

Читайте так же:  Как зарегистрировать право собственности на земельный участок

Если на предприятии выплачивается минимальная сумма суточных, она не облагается стандартным налогом. Если сумма, определенная руководителем, превышает минимум, с нее обязательно платится налог, равный 13%.

Документы для подтверждения трат в деловой поездке

В 2019 году, направляя сотрудника в очередную служебную поездку, оформляются такие важные документы, как:

  1. Письменное решение работодателя в виде официального приказа.
  2. Если сотрудник едет на личном автомобиле или использует служебный транспорт, потребуется оформить специальную служебную записку, где сотрудник прописывает предполагаемые траты и предварительно рассчитанную сумму для совершения деловой командировки.

Компенсация понесенных трат осуществляется на основании грамотно составленного авансового отчета. В нем прописываются все расходы сотрудника.

Отчет заполняется и передается в бухгалтерию строго в трехдневный срок с даты возвращения работника. К данной справке обязательно нужно приложить специальные подтверждающие документы:

  • Билеты;
  • Посадочные талоны;
  • Квитанции за транспортировку ручной клади и по оплате за багаж;
  • Путевой и маршрутный лист;
  • Официальное соглашение на использование услуг транспортной компании;
  • Служебная записка, где обосновывается задействование такси;
  • Кассовые чеки;
  • Договоры по аренде жилья;
  • Квитанция, подтверждающая факт проживания в гостинице.

Отправляя человека в деловую поездку, работодатель выдает ему положенный аванс. Остальные понесенные траты, зафиксированные в авансовом отчете, сотрудники бухгалтерского отдела возмещают в течение трех рабочих дней.

Пример определения суммы суточных

Общий порядок определения командировочных в 2019 году регулируется нормативами современного законодательства. Операция по определению суммы суточных выполняется посредством определенного алгоритма действий:

  1. Вычисляется сумма официальной заработной платы за крайний год до совершения командировки.
  2. Из данной суммы потребуется вычесть размер положенных по ТК выплат, не вносимых в основную начисляемую зарплату -отпускные, компенсация за дни болезни и иные выплаты.
  3. Осуществляется коррекция полученных сумм, получаемым человеком в качестве трудовых премий.
  4. Определяется число дней, отработанных по факту. Для этого из общего объема рабочего времени нужно отнять время отсутствия должностного лица по уважительной причине.
  5. Высчитанная сумма з/п разделяется на количество суток, когда человек присутствовал на своем положенном рабочем месте.

На основании крайней полученной после вычислений цифры, получается результат, начисляемый сотруднику в виде стандартной выплаты.

Чтобы расчет был более понятен, стоит рассмотреть простой пример. Сотрудник выбыл в иной город по приказу директора 2 октября в 12 часов дня. Прибыл на место назначения 5 сентября в 6 часов утра. На основании данной информации можно сделать вывод, что первый день служебной поездки пришелся на 2 сентября, а последний на 5-ое. Таким образом суточные зачислятся за полные три рабочих дня.

Начисленная сумма командировочных подтверждается документами. Оформляются они в процессе отправления сотрудника и выдачи ему на руки специального направления. Суточные, выданные на руки сотруднику предприятия, обосновываются справкой из бухгалтерского отдела. После этого она предоставляется в налоговую инспекцию.

Подводя итоги

Сотрудник, отправленный в деловую поездку, получает положенные денежные средства за весь период, что он официально находился в отъезде. Засчитываются дни в дороге туда-обратно, проведенные в поездке выходные, возможные больничные и вынужденные задержки.

Если человека отправляют за границу, аванс на поездку может быть перечислен не только в рублях, но в соответствующей стране посещения валюте. Если принимается подобное решение, средства перечисляются на счет командировочного исключительно по безналичному расчету. Перерасчет в рубли и обратно осуществляется по актуальному на дату совершения операции курсу.

Как рассчитать суточные в командировке 2016 года, чтобы все остались довольны

В РФ введена налоговая и зарплатная система, которая многими признается довольно сложной. С первого раза без специальных знаний разобраться в них практически невозможно. Необходимо знать, откуда взять информацию, чтобы у работодателей не возникало проблем.

О понятии суточных и их размерах

В трудовом праве понятие суточных используется для обозначения денег, которые выплачиваются за время нахождения в командировке, либо в случае перевода с одного рабочего места на другое.

О суточных в командировках 2016 года

Суточные создаются для того, чтобы компенсировать затраты сотрудников, пока они находятся вне дома по причине командировки.

Выплачиваются средства за каждый день, на протяжении которого сотрудник находится в отъезде. Отсчитывается дата отправления на любом виде транспорта:

Выплаты продолжаются до тех пор, пока сотрудник не возвращается домой. Учитывать надо и время, которое придется потратить на то, чтобы добраться до аэропорта или вокзала.

Выплата суточных производится, даже если время командировки совпадает с выходными. Или были остановки в пути, оформлялся больничный.

Суточные можно не выплачивать лишь в том случае, если во время командировки сотрудник находился на территории РФ. И если сама командировка занимает всего один день. Это противоречит самой цели подобных выплат. Однодневные командировки оплачиваются наполовину лишь, когда они проводятся за границей.

Каждая частная организация сама определяет, в каком размере она выплачивает суточные.

Подробнее про размеры и нормы

Существуют ли нормы суточных

Для военных с госслужащими нормы суточных остались теми же.

Что касается работников других предприятий, то нормы для них устанавливаются локальными правовыми актами. Или в коллективном договоре. Максимум или минимум для таких выплат на законодательном уровне не установлены.

В законодательстве есть лишь некоторые указания. Там сказано, что налогами не облагаются суточные, имеющие размер до 700 рублей в РФ, и до 2500 рублей для командировок за пределами страны. Если суточные превышают данные суммы, то налог с сотрудника взимается. Другие ограничения по выплате суточных отсутствуют.

Командировки и выплаты суточных в 2016 году

Расчет суточных также производится на основании локальных нормативных актов, утвержденных в той или иной организации. Выплаты могут быть разными в зависимости от нескольких факторов:

  • должность
  • продолжительность командировки
  • населенный пункт, куда отправляют сотрудника

Обычно опираются на средний размер затрат, которые связаны с путешествием для сотрудника. Для оплаты суточных придерживаются следующего порядка.

Читайте так же:  Как взять ребенка из дома малютки под опеку алгоритм оформления

Нюансы бизнес поездок

  1. Сначала определяют дату отправления. И общее количество дней, на протяжении которых сотрудник находится в командировке.
  2. Часть командировочных могут выдаваться в виде аванса. Работодатели выдают иногда и все суммы целиком. При заграничных командировках деньги переводятся в валюту той страны, куда отправляется сотрудник. Главное, чтобы их хватило на обмен.
  3. Работник отчитывается перед бухгалтерией не позднее, чем через три дня после своего возвращения. Он прикладывает все документы, подтверждающие расходы.
  4. Сумма расходов составляется бухгалтерами. После этого они определяют, сколько всего денег должен получить сотрудник.

Страховыми взносами выплаченные суточные не облагаются. При расчете отпускных их также не учитывают.

О прочих расходах для налогоплательщиков

Для налогоплательщиков любые расходы, связанные с командировками, относятся к группе прочих. Они привязываются к реализации и производству. Главное требование – соответствие критериям, описанным в статье 252 НК РФ:

  • наличие документального подтверждения
  • обоснованность
  • связь с получением дохода

О суточных в командировках и НДФЛ

Обычно суточные выплачиваются сверх указанных лимитов, которые не облагаются НДФЛ. Ранее говорилось, что датой фактической выдачи средств сотруднику надо считать время, когда оформлены расходы в виде сверхлимитных суточных.

Дополнительные суточные за вычетом налога могли оплачиваться еще до того, как работник отправляется в командировку. Но потом появилось уточнение.

[1]

Согласно этому уточнению, НДФЛ со сверхнормативных суточных удерживают только после того, как был официально оформлен авансовый отчет сотрудника. То есть, после того, как он вернется из командировки. Налог удерживается из зарплаты, которая перечисляется в ближайшее время. Сами суточные выдаются полностью, из них ничего не удерживается.

При работе с иностранной валютой

После пересечения границы

Иностранная валюта должна быть пересчитана на рубли, согласно действующему курсу, установленному Центральным Банком. Но с валютными суточными часто возникают запутанные ситуации.

НДФЛ с разницы удерживается, если на дату утверждения отчета сумма суточных в пересчете больше 2500 рублей. Но иногда лимит превышается лишь на дату выдачи суточных. Но зато они укладываются в него, когда утверждается авансовый отчет. Из-за этого НДФЛ недоплачивают, либо переплачивают.

Но на практике неважно, в какой момент фактически были выданы деньги. Списываются они в любом случае на дату, когда утверждается авансовый отчет. Именно в этот момент становится ясно, сколько составляют расходы. На этот момент и определяются с лимитом. А также решают, возникает лишний доход или нет.

В загранкомандировках работники могут посещать сразу несколько мест. Раньше выдавалось специальное удостоверение, в котором ставились отметки, когда пересекалась территория каждого города. Сейчас подобные требования отсутствуют. Можно просто попросить работника записать, в каких именно городах он побывал.

Без точных сведений о поездке сумма суточных не может быть правильно рассчитана. Ведь на одной части пути деньги выдаются в рублях, а на другой – в виде валюты. Когда работник пересекает границу, то и суточные выплачиваются по нормам, установленным на территории новой страны.

Как доказать, что цель поездки только деловая

Практически каждый год вносятся изменения в список документов, которыми подтверждается деловой характер поездок. Теперь отпала необходимость в:

  • отчете о выполнении служебного задания
  • самом служебном задании
  • командировочном удостоверении

У организаций есть право самостоятельно утверждать документы, которые определяют деловой характер поездок. Например, цели сотрудника прописываются в приказе по форме №Т-9. Не запрещается заниматься формированием собственных бланков, соответствующих внутреннему распорядку.

По результатам поездки допустимо требовать от сотрудников предоставления письменного отчета. Главное – заранее ознакомить сотрудников с соответствующим актом.

Документы с датами проезда предоставляются для доказательства времени, которое сотрудник находился в поездке. Служебная записка понадобится тем, кто пользуется служебным же транспортом.

Отмена командировок и форс-мажоры

Сотрудник может получить деньги за билеты, которые не были использованы, если запланированная поездка отменяется. Возвращаются и суммы, потраченные на оформление визы. Возврату не подлежит только государственная пошлина.

Что касается авиабилетов, то руководство вернет только частичную их стоимость. Особенно, если выбираются довольно дешевые тарифы.

Компания обеспечивает суточными тех сотрудников, которые не могут вернуться домой вовремя из-за форс-мажорных обстоятельств. Руководство оплачивает также проживание. В командировочном документе ставится штамп, отмечающий реальную дату выезда. Справка из аэропорта может стать дополнительным доказательством, если сам командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации.

Гостиницы часто не предоставляют клиентам бумаг, подтверждающих проживание в полной мере. Они ограничиваются лишь рукописными квитанциями, либо приходными кассовыми ордерами.

У руководства гостиницы нет обязанности составлять бланк строгой отчетности для каждого из посетителей. Есть лишь специальная гостиничная форма документа №3-Г. ККМ не нужна учреждению, если используется именно данная форма. Бухгалтерия должна принимать любые документы в качестве подтверждения самого факта проживания.

Рекомендуется заранее узнать о том, какие именно формы отчетности действуют в том или ином учреждении. Использование компьютерных программ и интернета в значительной мере упрощает учет.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источники


  1. Зильберштейн А. А. Земельное право. Шпаргалка; РГ-Пресс — Москва, 2010. — 797 c.

  2. Бирюков, Б.М. Приватизация и деприватизация жилья: вопросы правового регулирования; М.: Ось-89, 2011. — 208 c.

  3. Пчелинцева, Л.М. Семейное право России; Норма, 2011. — 704 c.
Суточные при командировочных поездках размер и правила начисления
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here